Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang penyedia jasa tenaga kerja (outsourcing), PT Kopsurindo Niaga Utama (KNU) menyadari bahwa aset terbesar mereka adalah manusia. Mengelola ratusan karyawan—mulai dari satuan pengamanan (Satpam), pengemudi, cleaning service, hingga office boy—yang tersebar di berbagai lokasi klien membawa tantangan operasional yang sangat kompleks.
Untuk menjaga kualitas layanan dan kelancaran bisnis, PT KNU memutuskan untuk meninggalkan cara lama dan beralih ke ekosistem digital bersama Chaka HR System dari PT Inti Talenta Teknologi (Intalogi).
Berikut adalah perjalanan transformasi digital PT KNU dalam menyederhanakan birokrasi HR dan IT mereka.
Tantangan Operasional: Terjebak dalam Sistem Terfragmentasi dan Infrastruktur Lokal
Sebelum mengimplementasikan Chaka, PT KNU menghadapi dua kendala utama dari sisi Sumber Daya Manusia (HR) dan Teknologi Informasi (IT):
- Birokrasi Manual & Data Tercecer: Proses HR berjalan serba manual dan mengandalkan dokumen kertas. Mencari riwayat data karyawan membutuhkan waktu lama karena tim harus membongkar arsip fisik.
- Kesulitan Pemantauan Shift Lapangan: Mengelola jadwal shift karyawan lapangan (seperti satpam) sangat rumit. Data absensi sering kali terpisah-pisah, membuat proses rekapitulasi kehadiran dan kedisiplinan menjadi lambat.
- Keterbatasan Akses IT (Offline): Sistem lama hanya berjalan di jaringan lokal (LAN) kantor. Aplikasi tidak dapat diakses secara fleksibel dari luar, menyulitkan mobilitas kerja, terutama saat perusahaan menerapkan sistem Work From Anywhere (WFA).
Solusi: Fleksibilitas Chaka HR System dan Instalasi On-Premise
Menyadari kebutuhan sistem yang tangguh namun tetap mematuhi protokol keamanan internal, PT KNU memilih Chaka HR System. Proses transisi ini dikawal langsung oleh tim konsultan teknis dari Intalogi.
Meski awalnya terdapat kekhawatiran mengenai proses adaptasi karyawan lapangan terhadap teknologi baru, implementasi berjalan sangat mulus berkat pendekatan yang terstruktur:
- Kustomisasi Modul Inti: Tim Intalogi menyesuaikan modul Employee Management dan Time Management di dalam Chaka agar selaras dengan kompleksitas jadwal shift operasional PT KNU harian, tanpa mengganggu ritme kerja yang sudah berjalan.
- Instalasi On-Premise yang Aman: Untuk menjaga privasi dan kontrol penuh atas data, Chaka HR System diinstal langsung pada server internal milik PT KNU.
- Migrasi Data Terkawal: Proses pemindahan data riwayat ratusan karyawan dari sistem lama ke Chaka dilakukan dengan rapi, terjamin keamanannya, dan siap digunakan.
Hasil yang Dicapai: Akses Real-Time dan Single Source of Truth
Implementasi Chaka HR System membawa dampak transformasi yang sangat signifikan bagi seluruh departemen di PT KNU:
- Pencarian Data dalam Hitungan Detik: Data riwayat karyawan yang tadinya terpencar kini terpusat (Single Source of Truth). Tim HR tidak perlu lagi mencari dokumen arsip fisik; semua informasi tersedia secara real-time di dasbor.
- Pemantauan Absensi Jarak Jauh: Manajemen kini dapat mendeteksi kedisiplinan dan tingkat kehadiran karyawan di lokasi klien mana pun secara instan dan akurat.
- Peningkatan Produktivitas Tim HR: Dengan beralih dari pekerjaan serba manual, tim operasional KNU kini dapat mengalihkan fokus mereka pada peningkatan kualitas pelayanan yang lebih terintegrasi.
- Infrastruktur IT yang Fleksibel: Meskipun data tersimpan aman di server on-premise, sistem Chaka memungkinkan aksesibilitas yang fleksibel dari luar kantor, sangat mendukung mobilitas tim IT dan operasional modern.
Lebih dari Sekadar Vendor Software
Keberhasilan digitalisasi di PT KNU tidak lepas dari dukungan purna jual yang diberikan. Tim IT dan Manajemen PT KNU menyoroti kolaborasi proaktif dengan Intalogi.
Tim support Intalogi dinilai tidak sekadar menyediakan perangkat lunak, melainkan bertindak sebagai mitra bisnis yang responsif, solutif, dan fleksibel—selalu siap membantu proses konfigurasi, optimalisasi server, hingga memberikan pembaruan (update) teknis saat dibutuhkan.
Siap mengikuti jejak sukses PT Kopsurindo Niaga Utama? Tingkatkan efisiensi pengelolaan ratusan hingga ribuan karyawan perusahaan Anda tanpa mengorbankan keamanan data.
Hubungi Tim Konsultan Intalogi Sekarang untuk menjadwalkan sesi diskusi dan demo gratis Chaka HR System.
Related Posts
