Dari berbagai sumber dan dari pengalaman kami, kami mengelompokan hidden cost dalam implementasi ERP, antara lain:
A. HIdden Cost Internal
HIdden cost bisa disebabkan oleh faktor internal, atau dengan kata lain datang dari pihak perusahaan yang mengimplementasikan system ERP. Hal ini bisa datang dari Top Management maupun dari End User atau staff yang menggunakan system ERP.
- Infrastructure
Selain infrastructure di sisi server dan kelengkapan untuk system ERP, infrastructure ini juga ada di sisi pengguna atau End User. Di sisi server biasanya ada unit server, unit back up system, unit disaster recovery, unit network dan security, unit daya listrik dan baterai cadangan atau UPS, unit rak server dan pendingin server, dan pelengkap infrastruktur server lain.
Di sisi pengguna atau End User, selain personal computer yang digunakan untuk pengoperasian ERP system di sisi End User, biasanya dibutuhkan juga printer untuk mencetak laporan atau dokumen, mobile device untuk operational, maupun alat lain sesuai dengan kebutuhan bisnis, seperti Cafe akan membutuhkan Point of Sales (POS) atau mesin kasir, e-commerce akan membutuhkan website, dan lain sebagainya.
Semakin kompleks proses bisnis sebuah perusahaan, semakin kompleks pula infrastruktur yang dibutuhkan. - Sumber Daya Manusia
Tergantung dari demografi dan kultur perusahaan, kualitas Sumber Daya Manusia yang baik juga dibutuhkan dalam implementasi system ERP. Hal ini bukan berarti Sumber Daya Manusia yang ada harus memiliki tingkat pendidikan tinggi, tapi lebih ke etos kerja dan soft skill yang memahami pentingnya kerja sama tim, mengutamakan solusi dalam penyelesaian masalah, komunikasi intensif untuk mengusahakan koordinasi, dan kegigihan untuk mencapai tujuan bersama.
Banyak perusahaan sering menyalah artikan kualitas Sumber Daya Manusia ini dengan tingkat pendidikan. Dalam pengalaman kami, penerapan system ERP lebih membutuhkan karakter pengguna yang mampu menerima perubahan sesuai visi perusahaan daripada latar belakang pendidikan dan nilai ijazah yang bagus. Walaupun terkadang hal tersebut juga meningkatkan kecenderungan kualitas karakter Sumber Daya Manusia juga. - Change Management
Ketika system ERP di-implementasikan, perubahan terjadi dalam aktivitas harian perusahaan, terutama dalam divisi atau fungsi kerja yang bersentuhan dengan system ERP. Perubahan ini berarti perubahan prosedur kerja, kebiasaan, cara komunikasi, dan fokus dari pelaku aktivitas bisnis di perusahaan. Dalam hampir semua kasus yang kami hadapi, peran manajemen perusahaan sangat dibutuhkan dalam:
– Memberikan arahan dan menerangkan visi
– Memberikan penegasan terhadap perubahan dan hal-hal yang terdampak dari perubahan tersebut
– Membina kelangsungan perubahan hingga visi perusahaan tercapai - Biaya Operasional
Ketika implementasi system ERP terjadi, terkadang lembur, bekerja di hari libur, atau perjalanan dinas bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang, seringkali tidak bisa dihindarkan. Hal ini biasanya sulit untuk dapat dipetakan. Memiliki estimasi dan melakukan monitoring biaya secara berkala dapat dilakukan untuk memperkecil membengkaknya biaya dari point ini.
B. Hidden Cost Eksternal
Dari sisi eksternal ini berarti dari elemen di luar perusahaan, yaitu antara lain dari implementor atau perusahaan yang menyediakan jasa implementasi system ERP, dan dari produk ERP atau brand ERP yang digunakan oleh perusahaan.
- Penyesuaian dan Pengembangan Tambahan
Setiap produk ERP tentunya sudah memiliki dasar acuan pembukuan yang berlaku di Indonesia (PSAK). Namun tentu saja karena aktivitas penjualan, pembelian, penyimpanan barang, dan customer handling berbeda untuk setiap perusahaan (walaupun memiliki model bisnis yang sama), oleh sebab itu penyesuaian dalam implementasi system ERP seringkali dibutuhkan. Penyesuaian ini lebih sering dikenal dengan “customization” atau “custom”. Customization beragam dari yang kecil seperti tampilan dokumen cetak atau laporan, hingga pengembangan aplikasi tambahan di luar system ERP namun terintegrasi secara data.
Seringkali dalam mengejar cepatnya deal perusahaan implementasi ERP mengabaikan analisa detail terkait penyesuaian atau customization ini di awal. Hal ini bisa berakibat fatal karena akan menyebabkan penyesuaian atau pengembangan tambahan baru diketahui belakangan setelah implementasi system ERP berjalan dan bisa mengakibatkan timeline tertunda dan biaya operasional, baik perusahaan implementor maupun user, menjadi bertambah. - Dukungan After Sales Produk
Memilih produk ERP yang tepat dengan latar belakang pengalaman yang teruji merupakan faktor penting, karena produk system ERP memerlukan jaminan konsistensi pengembangan dan dukungan permasalahan, supaya ketika ada masalah yang disebabkan oleh fungsi utama dari system atau produk ERP yang digunakan maka tim pengembang dari produk ERP bisa melakukan koreksi maupun tindakan perbaikan.
Perlu juga memastikan bahwa produk ERP yang Anda gunakan memiliki dukungan di daerah lokal, setidaknya di ibu kota Jakarta, supaya bisa memberikan dukungan yang intensif dan meminimalisir resiko kesalahan akibat komunikasi bahasa yang berbeda.
Dalam beberapa pemilihan vendor ERP, pengguna juga melakukan validasi apakah produk ERP yang dipilih memiliki banyak vendor lokal dengan tujuan untuk mencari perbandingan kualitas dan harga dari jasa implementor ERP. - Timeline atau Jadwal Implementasi
Hampir sama dengan point Penyesuaian dan Pengembangan Tambahan, jika implementor system ERP tidak melakukan analisa secara detail, timeline atau jadwal implementasi bisa bergerak tidak terkendali. Berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan untuk menurunkan resiko yang diakibatkan oleh bergeraknya Timeline atau Jadwal Implementasi:
– Melakukan pemetaan aktivitas dan jadwal se-detail mungkin. Selain memetakan jadwal, penting juga untuk memetakan orang-orang yang berkaitan dengan aktivitas suatu jadwal.
– Melakukan diskusi reguler dari waktu ke waktu untuk melakukan monitoring dan update Timeline atau Jadwal Implementasi.
– Membuat daftar resiko dan mitigasinya, dan melakukan komunikasi secara reguler untuk memastikan resiko tidak terjadi, atau walaupun terjadi dampaknya masih terukur.
– Tegas dan konsisten terhadap progress dan tujuan. Jika kita terus mentoleransi perubahan, maka Jadwal Implementasi akan sulit untuk ditentukan penyelesaiannya.
Dari pengalaman kami, melakukan detail assessment atau pemeriksaan kebutuhan di awal ketika merumuskan proposal solusi dan komersil merupakan kunci penting untuk meminimalisir resiko hidden cost yang mungkin terjadi. Pastinya memilih produk ERP yang tepat dan implementor yang tepat akan menghindarkan Anda dari resiko hidden cost yang mungkin terjadi.
Ingin melakukan perencanaan implementasi system ERP yang detail? Silahkan hubungi tim kami untuk diskusi lebih lanjut!
